O que é automação?

 

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A automação comercial consiste na informatização e integração de todas as operações internas de uma empresa comercial, bem como na integração desses processos internos com o mundo externo – fornecedores, bancos, serviços de proteção ao crédito, operadoras de cartão de crédito, e até mesmo com os consumidores.

 

A automação começa com a implantação de equipamentos, e a substituição dos procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automáticos, até chegar à utilização de ferramentas que possibilitem um maior controle e uma melhor gestão do negócio, reduzindo erros e obtendo maior rentabilidade e competitividade.

 

Como conseqüência, a Automação Comercial confere maior produtividade e confiabilidade aos processos das empresas que desempenham atividades comerciais, tais como: indústrias, distribuidoras, atacadistas, varejistas e prestadoras de serviços, propiciando-lhe claras vantagens competitivas. Em termos bem práticos, por meio da Automação Comercial o varejista pode obter lucros adicionais, cativar o cliente e aumentar as vendas.
Dicionário de Automação

 

Conheça os termos e expressões mais
frequentes e fique por dentro.Retirado de SEFAZ-BA em 23/01/2009

 

O que é ECF?
Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é o equipamento de automação comercial com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes a operações de circulação de mercadorias ou a prestações de serviços.

 

Quem está obrigado a usar ECF?
Os estabelecimentos comerciais que exerçam a atividade de venda ou revenda de mercadorias ou bens, ou de prestação de serviços em que o adquirente ou tomador seja pessoa física ou jurídica não contribuinte do imposto estadual, e que tenham receita bruta anual acima de R$ 120.000,00 estão obrigados ao uso de equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF. Está vedada a concessão de autorização de uso de equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF) que não disponham de Memória de Fita-detalhe, conforme prazos a serem estabelecidos pela unidade federada. Sugerimos consultar o contador para saber os prazos em seu Estado.

 

Quais as vantagens de usar o ECF?
São muitas as vantagens, primeiramente destacamos que o ECF é um dos elementos da Automação Comercial.
AUTOMAÇÃO COMERCIAL – conjunto de elementos que juntos otimizam os negócios do lojista, oferecendo controles gerenciais eficazes para a gestão da loja.
Com o uso do ECF é possível atender as exigências da legislação e ainda dispor de um ferramental para a gestão dos negócios. Na atual legislação, os ECFs, além da Memória Fiscal, dispõe da Memória de Fita-Detalhe (MFD), esta que dispensa o armazenamento das 2a via da bobina de papel. Relacionamos a seguir dez vantagens em um ECF com MFD.

VANTAGENS DO ECF COM MFD:
1 Dispensa o armazenamento da 2ª via da bobina de papel.
2 Alta velocidade de impressão.
3 Menor nível de ruído.
4 Dispensa a emissão da Leitura X no início e fim da bobina de papel.
5 Redução no tamanho do cupom.
6 Maior Rendimento da bobina de papel (2,5x).
7 Informações através de banco de dados.
8 Corte automático do papel.
9 Dispensa a fita entintada.
10 Menor custo na manutenção.

 

O que é Memória Fita Detalhe (MFD)?
Memória de Fita-detalhe (MFD) é um dispositivo responsável pelo armazenamento dos dados necessários à reprodução integral de todos os documentos emitidos pelo equipamento.
A MFD é fixada na Placa de Controle Fiscal através de um lacre físico e pode ser trocada, pela fábrica, em caso de esgotamento ou dano irrecuperável. Cada unidade da federação estabelece os requisitos necessários para realização deste procedimento, desta forma sugerimos uma consulta prévia antes da solicitação do serviço.

 

O que é Memória Fiscal?
Memória Fiscal (MF) é o conjunto de dados, internos ao ECF, que contém a identificação do equipamento, a identificação do contribuinte usuário, o Logotipo Fiscal, o controle de intervenção técnica e os valores acumulados que representam as operações e prestações registradas diariamente no equipamento;
A Memória Fiscal é fixada na parte interna do ECF de forma indissociável da estrutura do equipamento, coberta com uma resina opaca. A gravação dos dados é feita na emissão da Redução Z.

 

O que é Redução Z?
Redução Z (RZ) é o relatório de fechamento do dia fiscal. Neste documento são impressos todos os valores acumulados durante as operações do dia.
Após ter sido comandada a emissão da Redução Z o ECF gravará todos os valores acumulados na Memória Fiscal e o equipamento ficará inoperante até o próximo dia. Para estabelecimentos que funcionam de madrugada, há uma tolerância até as 2 horas da manhã para emissão da Redução. No fim do documento são impressos blocos de códigos bidimensionais (padrão PDF 417), contendo todo o movimento registrado no dia. Estes blocos podem ser capturados através de um leitor de códigos de barras e interpretados através de um software fornecido pela SWEDA, reproduzindo todos os documentos emitidos do dia fiscal. Serão impressos também, conjuntos de caracteres não criptografados, em código de barras padrão unidimensional, contendo as seguintes informações: CNPJ do estabelecimento usuário, COO, data inicial, número de fabricação do ECF.

 

O que é Leitura X?
Leitura X (LX) é o relatório que dispõe das mesmas informações contidas na Redução Z, contudo que pode ser emitido mais de uma vez ao dia.
Na leitura X não serão impressos blocos de códigos bidimensionais (padrão PDF 417), contendo todo o movimento registrado no dia e o código de barras.

 

O que é TEF?
Transferência Eletrônica de Fundos (TEF) se destina a automatizar os serviços de pagamento com os cartões de débito, crédito e consulta de modo a que o lojista finalize uma venda de forma segura e ágil.
Conforme regulamentação através do Convênio ECF, os comprovantes destas transações devem ser emitidos através de um equipamento ECF, inibindo assim a utilização de terminais do tipo POS (Point of Sale). Os contribuintes, em diversas unidades da federação, podem optar por autorizar as instituições bancárias informar ao fisco o valor registrado nas transações TEF. Esta alternativa dispensa a emissão do comprovante através do ECF.

 

PAF: Programa Aplicativo Fiscal?
Programa Aplicativo Fiscal (PAF) software que se comunica com um ECF para automatizar o registro de operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços no estabelecimento comercial.
O Programa Aplicativo Fiscal é um software que deve estar conectado e comunicar-se a um ECF. Ele deve ser o único instalado no terminal ponto de venda para realização do registro de operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços. Agregando diversos controles, como a verificação a cada documento emitido, do valor de Venda Bruta do ECF o PAF também deve assegurar que o relógio do terminal ponto de venda não esteja divergente em relação ao do ECF em até 15 minutos. De acordo com a legislação da unidade federada, antes de receber a autorização de uso nos estabelecimentos comerciais, o PAF deve ser homologado ou registrado na Secretaria da Fazenda. Uma das suas obrigatoriedades é a geração de arquivos em formato texto para envio ao fisco (Sintegra, Ato Cotepe 17/04). Estas exigências estão descritas na legislação do ECF, através do Convênio ICMS 85/01.
Glossário
ECF – Emissor de Cupom Fiscal
CCF – Contador de Cupom Fiscal
CDC – Contador de Comprovante de Débito e Crédito (TEF)
COO – Contador de Ordem de Operação
CRO – Contador de Reinício de Operação
CRZ – Contador de Reduções Z
FAB – Número de série do equipamento
GNF – Contador Geral de Operação Não Fiscal
GRG – Contador Geral de Relatório Gerencial
IF – Impressora Fiscal
LJ – Número da loja
MF – Memória Fiscal
MFD – Memória de Fita Detalhe
MR – Máquina Registradora
PAF – Programa Aplicativo Fiscal
PDV – Terminal Ponto de Venda
PIN PAD – Equipamento para leitura do cartão magnético e captura da senha em transações de
crédito e débito (TEF)
POS Point of Sale – terminal para transações de crédito e débito